اطلاعیهٔ حریم خصوصی (متن اطلاع‌رسانی KVKK و اطلاعیهٔ کوکی‌ها)

۱. کنترل‌کنندهٔ داده

۱.۱. طبق قانون حفاظت از داده‌های شخصی به شمارهٔ 6698 (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) که از این پس «KVKK» نامیده می‌شود، کنترل‌کنندهٔ داده (veri sorumlusu) عبارت است از Muhammed Emin Keskin، حسابدار مستقل و مشاور مالی (Serbest Muhasebeci Mali Müşavir, SMMM) که با نام تجاری ETITAX فعالیت می‌کند («ETITAX»).

• شمارهٔ شناسایی مالیاتی: 5470615848
• کانون حرفه‌ای: کانون حسابداران مستقل و مشاوران مالی ارزروم (Erzurum Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Odası)، شمارهٔ عضویت 487
• نشانی: Rabia Ana Mah. Menderes Cad. No: 8/7, Yakutiye, Erzurum, Türkiye
• ایمیل: info@etitax.com
• تلفن: +90 532 061 99 83

۱.۲. این اطلاعیه به موجب مادهٔ ۱۰ KVKK و دستورالعمل اصول و رویه‌های اجرای تکلیف اطلاع‌رسانی (Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ) تهیه شده است.

۲. اشخاص مشمول این اطلاعیه

• بازدیدکنندگان وب‌سایت www.etitax.com («سایت»)؛
• اشخاصی که از طریق WeChat یا WhatsApp یا ایمیل یا تلفن با ETITAX تماس می‌گیرند؛
• اشخاصی که از طریق سایت یا با لینک پرداخت سفارش ثبت می‌کنند و پرداخت انجام می‌دهند؛
• مشتریان و نیز شرکا، مدیران، صاحبان امضای مجاز و نمایندگان دارای وکالت‌نامهٔ شرکت‌های مشتری؛
• اشخاصی که داده‌هایشان در مدارکی وجود دارد که مشتریان برای ETITAX می‌فرستند (مثلاً کارکنان شرکت‌هایی که خدمت حقوق و دستمزد به آن‌ها ارائه می‌شود).

۳. داده‌های شخصی پردازش‌شده

دسته	نمونه‌ها
هویت	نام و نام خانوادگی، تابعیت، تاریخ تولد، اطلاعات و تصاویر گذرنامه یا مدرک شناسایی، شمارهٔ شناسایی مالیاتی، شمارهٔ شناسایی اتباع خارجی (yabancı kimlik numarası)، شمارهٔ شناسایی ملی ترکیه (T.C. kimlik numarası)
ارتباط	شمارهٔ تلفن، نشانی ایمیل، اطلاعات حساب WeChat و WhatsApp، نشانی
معاملات مشتری	اطلاعات سفارش، خدمت و مبلغ، نتیجهٔ پرداخت، اطلاعات صورت‌حساب یا رسید، مکاتبات، متون تأییدشده و زمان تأیید
امور حقوقی	وکالت‌نامه، اساسنامه، نمونه امضای رسمی (imza beyannamesi)، مکاتبات با نهادها
مالی و حسابداری	اطلاعات حساب بانکی، صورت‌حساب‌ها، ثبت‌های دفتری، اظهارنامه‌ها، اطلاعات دستمزد
حرفه‌ای	عنوان، سمت و میزان سهم در شرکت
امنیت تراکنش	نشانی IP، تاریخ و ساعت، صفحهٔ بازدیدشده، اطلاعات مرورگر (سوابق سرور)
دارای ماهیت ویژه	فقط در خدمت حقوق و دستمزد و در صورت الزام قانونی، اطلاعات سلامت کارکنان، مانند گواهی استعلاجی

اطلاعات کارت (شمارهٔ کارت، تاریخ انقضا، کد امنیتی) توسط ETITAX پردازش نمی‌شود؛ این اطلاعات تنها در صفحهٔ پرداخت بانک وارد می‌شود. از بانک تنها اطلاعات مربوط به نتیجهٔ پرداخت (وضعیت تأیید، شمارهٔ تراکنش، مبلغ و واحد پول) به ETITAX می‌رسد.

۴. اهداف پردازش

• پاسخ به درخواست‌های شما و تهیهٔ پیشنهاد و فهرست مدارک برای شما؛
• دریافت سفارش، بررسی صحت پرداخت و صدور صورت‌حساب یا رسید؛
• اجرای قرارداد: ثبت شرکت، درخواست شمارهٔ مالیاتی و سایر درخواست‌ها، دفترداری، اظهارنامه‌ها و اعلام‌ها، امور حقوق و دستمزد؛
• انجام تکالیف ناشی از مقررات مالیاتی، تجاری، تأمین اجتماعی، پیشگیری از پول‌شویی عواید حاصل از جرم و مقررات حرفه‌ای، و پاسخ به درخواست‌های مراجع صالح؛
• رسیدگی به درخواست‌های لغو، استرداد وجه و شکایت، و حفظ حقوق در اختلافات؛
• تأمین امنیت و کارکرد سایت، به خاطر سپردن زبان ترجیحی شما و جلوگیری از سوءاستفاده.

داده‌های شخصی شما برای تبلیغات، پروفایل‌سازی یا بازاریابی پردازش نمی‌شود و فروخته نمی‌شود.

۵. مبانی قانونی

۵.۱. داده‌های شخصی شما بر پایهٔ این مبانی قانونی مندرج در بند ۲ مادهٔ ۵ KVKK پردازش می‌شود:

• (a) پیش‌بینی صریح در قوانین: به‌ویژه قانون آیین مالیاتی به شمارهٔ 213 (Vergi Usul Kanunu)، قانون تجارت ترکیه به شمارهٔ 6102 (Türk Ticaret Kanunu)، قانون پیشگیری از پول‌شویی عواید حاصل از جرم به شمارهٔ 5549 (Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun)، قانون بیمه‌های اجتماعی و بیمهٔ همگانی سلامت به شمارهٔ 5510 (Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu)، قانون حسابداری مستقل و مشاورهٔ مالی و مشاورهٔ مالی سوگندخورده به شمارهٔ 3568 (Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu)، قانون حمایت از مصرف‌کننده به شمارهٔ 6502 (Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun) و قانون تنظیم تجارت الکترونیکی به شمارهٔ 6563 (Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun): صدور صورت‌حساب یا رسید، احراز هویت، نگهداری دفاتر و اسناد، و نگهداری سوابق سفارش‌ها و تأییدها؛
• (c) ارتباط مستقیم با انعقاد یا اجرای قرارداد: پاسخ به درخواست‌های شما، دریافت سفارش، بررسی صحت پرداخت، اجرای خدمت و مکاتبه با شما برای این منظورها؛
• (ç) ضرورت برای انجام تکلیف قانونی کنترل‌کنندهٔ داده: تسلیم اظهارنامه‌ها و اعلام‌ها، پاسخ به درخواست‌های مراجع صالح و رعایت مدت‌های نگهداری قانونی؛
• (e) ضرورت برای ایجاد، اعمال یا حفظ یک حق: رسیدگی به درخواست‌های لغو، استرداد وجه و شکایت، و اختلافات؛
• (f) ضرورت برای منافع مشروع کنترل‌کنندهٔ داده، به شرط آسیب نرساندن به حقوق و آزادی‌های بنیادین شخص موضوع داده: سوابق سرور که برای امنیت سایت نگهداری می‌شود، و انتخاب زبان سایت بر اساس اطلاعات کشور.

۵.۲. داده‌های سلامت تنها در خدمت حقوق و دستمزد، بر پایهٔ مبانی قانونی مندرج در بند ۳ مادهٔ ۶ KVKK، یعنی پیش‌بینی صریح در قوانین و ضرورت برای انجام تکالیف قانونی در حوزهٔ اشتغال و تأمین اجتماعی، و با اتخاذ تدابیر کافی که هیئت حفاظت از داده‌های شخصی (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) طبق بند ۴ همان ماده تعیین کرده است، پردازش می‌شود.

۵.۳. برای پردازش‌هایی که در این اطلاعیه برشمرده شده است، رضایت صریح شما درخواست نمی‌شود. اگر پردازشی نیازمند رضایت صریح باشد، پیش از آن پردازش جداگانه به شما اطلاع داده می‌شود و رضایت شما درخواست می‌شود.

۶. روش گردآوری

داده‌های شخصی از این راه‌ها گردآوری می‌شود:

• مستقیماً از شما: گفت‌وگوها از طریق WeChat و WhatsApp و ایمیل و تلفن، فرم سفارش و پرداخت و مدارکی که می‌فرستید؛
• از شرکتی که مشتری ماست (مثلاً اطلاعات شرکا، مدیران و کارکنان)؛
• در جریان اجرای خدمت، از سامانه‌های نهادهای دولتی و سوابق ثبتی در دسترس عموم (مثلاً روزنامهٔ ثبت تجاری ترکیه، Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi)؛
• از بانکی که نتیجهٔ پرداخت را اعلام می‌کند؛
• به روش‌های خودکار: سوابق سرور و کوکی زبان ترجیحی.

۷. انتقال در داخل کشور

داده‌های شخصی ممکن است برای اهداف مذکور در مادهٔ ۴ و به میزان لازم، به این گروه‌های دریافت‌کننده منتقل شود:

• نهادها و سازمان‌های دولتی صالح: سازمان امور مالیاتی ترکیه (Gelir İdaresi Başkanlığı) و ادارات مالیاتی (vergi daireleri)، وزارت بازرگانی ترکیه (Ticaret Bakanlığı) و ادارات ثبت تجاری (ticaret sicili müdürlükleri)، سازمان تأمین اجتماعی ترکیه (SGK)، در مواردی که قانون الزام کند هیئت تحقیقات جرائم مالی (MASAK)، مراجع قضایی و ادارات اجرای احکام؛
• اشخاص و سازمان‌هایی که در اجرای خدمت مشارکت دارند: دفاتر اسناد رسمی (noterler)، مترجمان رسمی، بانک‌هایی که برای افتتاح حساب به آن‌ها مراجعه می‌شود، مرکز صدور گواهی دولتی TÜBİTAK (Kamu SM) برای مهر مالی الکترونیکی (mali mühür)، ارائه‌دهندگان خدمات اسناد الکترونیکی (e-Fatura و e-Defter)، گردانندهٔ دفتر مجازی، شرکت‌های ارسال مرسوله و در صورت لزوم و با اطلاع شما، وکلای دادگستری یا مشاوران مالی سوگندخورده؛
• پرداخت: Türkiye İş Bankası A.Ş.؛ اطلاعات تراکنش مانند شمارهٔ سفارش و مبلغ به بانک فرستاده می‌شود، اما اطلاعات کارت خود را مستقیماً در صفحهٔ بانک وارد می‌کنید؛
• ارائه‌دهندگان خدمات فنی: ارائه‌دهندگان نرم‌افزار حسابداری و ارائه‌دهندگان خدمات سرور و پشتیبان‌گیری مستقر در ترکیه، در مقام پردازشگر داده (veri işleyen). ارائه‌دهندگان خدمات مستقر در خارج از کشور جداگانه در مادهٔ ۸ ذکر شده‌اند.

۸. انتقال به خارج از کشور

۸.۱. میزبانی: سایت و سوابق مربوط به سفارش‌هایی که از طریق سایت ثبت می‌شود، روی سروری در هنگ‌کنگ میزبانی می‌شود. این انتقال مبتنی است بر مبانی قانونی مندرج در اجزای (c) و (ç) بند ۲ مادهٔ ۵ KVKK، و بر امضای قرارداد استانداردی با ارائه‌دهندهٔ خدمات سرور که متن آن را هیئت حفاظت از داده‌های شخصی طبق جزء (c) بند ۴ مادهٔ ۹ همان قانون اعلام کرده است. قرارداد استاندارد ظرف پنج روز کاری از تاریخ امضا به سازمان حفاظت از داده‌های شخصی (Kişisel Verileri Koruma Kurumu) اعلام می‌شود.

۸.۲. کانال‌های ارتباطی: هنگامی که از طریق WeChat یا WhatsApp یا یک سرویس ایمیل مستقر در خارج از کشور با ما مکاتبه می‌کنید، پیام‌های شما ممکن است از سرورهای ارائه‌دهندهٔ خدمت مربوط در خارج از کشور عبور کند. این کانال را خودتان انتخاب می‌کنید. انتقال‌هایی که از طریق این کانال‌ها انجام می‌شود، طبق بند ۶ مادهٔ ۹ KVKK به‌صورت موردی و غیرمستمر است و بر این مبنای قانونی استوار است که برای اجرای قرارداد میان ما و شما یا اجرای اقدامات پیش از قرارداد به درخواست شما ضروری است (جزء b). اگر نمی‌خواهید از این کانال‌ها استفاده کنید، می‌توانید از طریق تلفن با ما تماس بگیرید یا مدارک خود را از طریق پست بفرستید.

۸.۳. اعلام سفارش‌ها: سفارش‌هایی که از طریق سایت ثبت می‌شود و نتایج پرداخت از طریق Telegram به ETITAX اعلام می‌شود. در این اعلام‌ها اطلاعاتی که مستقیماً هویت شما را نشان دهد، مانند نام، ایمیل و تلفن، وجود ندارد؛ تنها شمارهٔ سفارش، خدمت و مبلغ درج می‌شود.

۸.۴. پرداخت‌های کارتی: در پرداخت‌های کارتی، عملیاتی که بانک با سازمان‌های کارت (Visa و Mastercard و UnionPay و مانند آن‌ها) انجام می‌دهد، بر عهدهٔ بانک است و تابع متن اطلاع‌رسانی خود بانک است.

۹. مدت نگهداری

داده	مدت
پرونده‌های مشتری و سوابق حسابداری، مالیاتی و شرکتی	در طول مدت‌های مقرر در قانون آیین مالیاتی، قانون تجارت ترکیه و قانون شمارهٔ 5549؛ به‌طور کلی ۱۰ سال از آغاز سال بعد از سالی که قرارداد در آن خاتمه یافته است
سوابق سفارش، پرداخت و تأیید	۱۰ سال
مکاتبات با اشخاصی که مشتری نیستند	۲ سال از آخرین مکاتبه
سوابق سرور	حداکثر ۹۰ روز
کوکی زبان ترجیحی	۱ سال در مرورگر شما یا تا زمانی که آن را حذف کنید

با پایان مدت، داده‌های شخصی طبق آیین‌نامهٔ حذف، امحا یا بی‌نام‌سازی داده‌های شخصی (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik) حذف، امحا یا بی‌نام‌سازی می‌شود.

۱۰. کوکی‌ها

۱۰.۱. در سایت از کوکی‌های تبلیغاتی، سنجش (تحلیل آماری) یا طرف ثالث استفاده نمی‌شود؛ هیچ ابزاری برای ردیابی بازدید شما وجود ندارد.

۱۰.۲. سایت تنها از یک کوکی طرف اول به نام «lang» استفاده می‌کند. این کوکی هنگامی ذخیره می‌شود که خودتان زبان سایت را از منو انتخاب کنید، زبانی را که انتخاب کرده‌اید (انگلیسی، چینی ساده‌شده، چینی سنتی، روسی یا فارسی) به خاطر می‌سپارد و ۱ سال نگهداری می‌شود. هیچ اطلاعاتی که شما را شناسایی کند در بر ندارد و برای هیچ هدف دیگری به کار نمی‌رود. چون این کوکی برای انجام کارکردی به کار می‌رود که خودتان صریحاً درخواست کرده‌اید، رضایت جداگانهٔ شما درخواست نمی‌شود.

۱۰.۳. اگر زبانی انتخاب نکرده باشید، زبانی که سایت با آن باز می‌شود به‌طور خودکار در سرور و بر اساس اطلاعات کشوری که از نشانی IP شما تعیین می‌شود، انتخاب می‌شود. برای این کار از کوکی استفاده نمی‌شود؛ اطلاعات کشور جز در سوابق سرور نگهداری نمی‌شود.

۱۰.۴. در مراحل پرداخت، ETITAX از کوکی تبلیغاتی یا سنجشی استفاده نمی‌کند؛ تنها داده‌های فنی‌ای به کار می‌رود که برای تکمیل امن تراکنش ضروری است. در صفحهٔ پرداخت بانک، قواعد کوکی و حریم خصوصی خود بانک اعمال می‌شود.

۱۰.۵. می‌توانید کوکی‌ها را از تنظیمات مرورگر خود حذف یا مسدود کنید. اگر کوکی زبان را مسدود کنید، همچنان می‌توانید از سایت استفاده کنید؛ تنها انتخاب زبان شما به خاطر سپرده نمی‌شود.

۱۱. امنیت داده‌ها

ETITAX تدابیر فنی و اداری مناسب را برای امنیت داده‌های شخصی اتخاذ می‌کند. سایت و مراحل پرداخت با اتصال رمزنگاری‌شده (HTTPS) ارائه می‌شود؛ اطلاعات کارت به سامانه‌های ETITAX نمی‌رسد؛ دسترسی به داده‌های شخصی به اشخاصی محدود است که کار ایجاب می‌کند؛ نسخه‌های پشتیبان به‌صورت رمزنگاری‌شده نگهداری می‌شود.

۱۲. حقوق شما

طبق مادهٔ ۱۱ KVKK، با مراجعه به ETITAX این حقوق را دارید:

1. آگاهی از اینکه داده‌های شخصی شما پردازش می‌شود یا نه؛
2. درخواست اطلاعات در این باره، در صورتی که پردازش شده باشد؛
3. آگاهی از هدف پردازش و اینکه داده‌ها متناسب با هدف خود به کار رفته‌اند یا نه؛
4. آگاهی از اشخاص ثالثی که داده‌ها در داخل یا خارج از کشور به آن‌ها منتقل شده است؛
5. درخواست اصلاح داده‌ها، در صورتی که ناقص یا نادرست پردازش شده باشد؛
6. درخواست حذف یا امحای داده‌ها در چارچوب شرایط مادهٔ ۷ KVKK؛
7. درخواست اعلام عملیات اصلاح، حذف و امحا به اشخاص ثالثی که داده‌ها به آن‌ها منتقل شده است؛
8. اعتراض به پیدایش نتیجه‌ای به زیان شما از راه تحلیل داده‌های پردازش‌شده منحصراً به‌وسیلهٔ سامانه‌های خودکار؛
9. درخواست جبران خسارت، در صورتی که به‌سبب پردازش غیرقانونی داده‌های شخصی خود متحمل خسارت شوید.

۱۳. درخواست

۱۳.۱. می‌توانید درخواست خود را طبق دستورالعمل اصول و رویه‌های درخواست از کنترل‌کنندهٔ داده (Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ) به‌صورت کتبی با درخواست‌نامهٔ دارای امضای دستی به نشانی مذکور در مادهٔ ۱، یا با امضای الکترونیکی امن یا امضای همراه (mobil imza)، یا از نشانی ایمیلی که پیش‌تر به ETITAX اعلام کرده‌اید و در سوابق ما موجود است، به نشانی info@etitax.com ارسال کنید.

۱۳.۲. در درخواست باید این موارد درج شود: نام و نام خانوادگی؛ در درخواست‌های کتبی، امضای شما؛ برای شهروندان ترکیه، شمارهٔ شناسایی ملی ترکیه؛ برای اتباع خارجی، تابعیت و شمارهٔ گذرنامه یا شمارهٔ شناسایی اتباع خارجی؛ نشانی برای ابلاغ؛ در صورت وجود، نشانی ایمیل و شمارهٔ تلفن؛ و موضوع درخواست.

۱۳.۳. درخواست‌ها حداکثر ظرف ۳۰ روز به‌طور رایگان رسیدگی و پاسخ داده می‌شود. اگر انجام درخواست هزینهٔ جداگانه‌ای در بر داشته باشد، ممکن است هزینهٔ مندرج در تعرفهٔ تعیین‌شده از سوی هیئت حفاظت از داده‌های شخصی دریافت شود.

۱۳.۴. در صورت رد درخواست، ناکافی دانستن پاسخ از سوی شما یا پاسخ داده نشدن در مهلت مقرر، می‌توانید ظرف ۳۰ روز از تاریخ اطلاع از پاسخ و در هر حال ظرف ۶۰ روز از تاریخ درخواست، به هیئت حفاظت از داده‌های شخصی شکایت کنید.

۱۴. تغییرات

این اطلاعیه ممکن است به‌روزرسانی شود. متن جاری همراه با تاریخ آخرین به‌روزرسانی در سایت منتشر می‌شود. ترجمه‌های انگلیسی، چینی، روسی و فارسی این اطلاعیه صرفاً برای اطلاع است و در صورت تعارض، متن ترکی ملاک است.