درخواست دفتر الکترونیکی (e-Defter)

دفتر الکترونیکی چیست

هر شرکت ترکیه‌ای دو دفتر اصلی حسابداری دارد: دفتر روزنامه (yevmiye defteri) و دفتر کل (defter-i kebir). در نظام دفتر الکترونیکی (e-Defter)، این دفاتر به‌جای کاغذ به شکل فایل‌های الکترونیکی و در قالبی که سازمان امور مالیاتی ترکیه (GİB) تعیین کرده است نگهداری می‌شوند. فایل‌های ماهانه به‌صورت الکترونیکی امضا می‌شوند و برای هر ماه یک فایل تأییدیه (berat) در سامانهٔ سازمان امور مالیاتی بارگذاری می‌شود.

برای شما به‌عنوان مالک، در کارهای روزمره تغییر چندانی ایجاد نمی‌شود: مدارک را مانند گذشته می‌فرستید و ما آن‌ها را به‌عنوان بخشی از دفترداری شما به دفتر الکترونیکی ماهانه تبدیل می‌کنیم. آنچه اهمیت دارد این است که راه‌اندازی یک بار به‌درستی انجام شود تا روال ماهانه بدون وقفه پیش برود.

چه کسانی باید دفتر الکترونیکی داشته باشند

از ۱ ژانویهٔ ۲۰۲۵، هر مؤدی‌ای که دفاتر خود را بر مبنای ترازنامه نگه می‌دارد باید دفتر روزنامه و دفتر کل خود را به‌صورت دفتر الکترونیکی نگه دارد (دستورالعمل عمومی دفتر الکترونیکی شمارهٔ 5). طبق مادهٔ ۱۷۷ قانون آیین مالیاتی، هر شرکت تجاری بازرگان طبقهٔ اول است و دفاتر خود را بر مبنای ترازنامه نگه می‌دارد؛ بنابراین این قاعده همهٔ شرکت‌های Ltd. Şti. و A.Ş. را، صرف‌نظر از اندازه یا گردش مالی، در بر می‌گیرد. راهنماهایی که دفتر الکترونیکی را به آستانه‌های گردش مالی مرتبط می‌کنند، در مورد شرکت‌ها قدیمی شده‌اند.

برای شرکت جدید، دفتر الکترونیکی را همراه با سایر راه‌اندازی‌های سال نخست برنامه‌ریزی کنید: مهر مالی الکترونیکی (mali mühür)، ثبت‌نام در ابلاغ الکترونیکی (e-Tebligat) و در صورت شمول، صدور صورت‌حساب الکترونیکی (e-Fatura). بستهٔ استاندارد (Standard) درخواست ابلاغ الکترونیکی را شامل می‌شود؛ راه‌اندازی دفتر الکترونیکی همین خدمت جانبی جداگانه است. بستهٔ جامع (Complete) درخواست ابلاغ الکترونیکی و راه‌اندازی دفتر الکترونیکی را شامل می‌شود. مهر مالی الکترونیکی در هیچ بسته‌ای گنجانده نشده است.

ابتدا مهر مالی الکترونیکی

دفتر الکترونیکی با مهر مالی الکترونیکی یا امضای الکترونیکی امضا می‌شود. شرکت معمولاً از مهر مالی الکترونیکی خود استفاده می‌کند که مرکز صدور گواهی دولتی TÜBİTAK BİLGEM، یعنی Kamu SM، آن را صادر می‌کند. پس از پرداخت، گواهی تولید و با پست سریع برای شخص مجاز شرکت ارسال می‌شود؛ اگر آن شخص نتواند آن را تحویل بگیرد، می‌توان آن را به شخصی تحویل داد که از سوی شرکت وکالت‌نامهٔ رسمی تام دارد. همین مهر برای صورت‌حساب‌های الکترونیکی نیز به کار می‌رود. ما می‌توانیم درخواست آن را به‌عنوان خدمت جانبی مهر مالی الکترونیکی انجام دهیم. توجه داشته باشید که شرکت تنها در صورتی می‌تواند مهر مالی الکترونیکی دریافت کند که مدیری (müdür) داشته باشد که شهروند ترکیه باشد، یا مدیر خارجی‌ای که شمارهٔ شناسایی اتباع خارجی ترکیه (yabancı kimlik numarası) دارد؛ این شماره با 9 شروع می‌شود و برای مثال همراه با اجازهٔ اقامت صادر می‌شود.

دفتر الکترونیکی و ETDS دو سامانهٔ متفاوت‌اند

شرکت‌هایی که از ۱ ژانویهٔ ۲۰۲۶ ثبت می‌شوند، دفتر سهام و دفتر جلسات و صورت‌جلسات مجمع عمومی خود را نیز در سامانهٔ دفاتر تجاری الکترونیکی (ETDS) وزارت بازرگانی ترکیه (Ticaret Bakanlığı) نگه می‌دارند. این دفاتر هنگام ثبت شرکت به‌طور خودکار افتتاح می‌شوند و نگهداری الکترونیکی دفتر تصمیمات هیئت‌مدیره یا مدیران اختیاری است.

سامانهٔ ETDS همان دفتر الکترونیکی نیست. دفتر الکترونیکی دفاتر حسابداری را در بر می‌گیرد و در سامانهٔ سازمان امور مالیاتی اجرا می‌شود؛ ETDS دفاتر تجاری غیرمرتبط با حسابداری را در بر می‌گیرد و وزارت بازرگانی آن را اداره می‌کند. ثبت‌هایی مانند انتقال سهام یا مجمع عمومی، جدا از دفاتر حسابداری شما و خارج از این خدمت جانبی، در ETDS انجام می‌شود.